Problemas que resolve
Reconhece alguma destas situações?
- Alguém copia diariamente informação entre ficheiros.
- São enviados emails semelhantes dezenas de vezes.
- Existem lembretes que dependem da memória das pessoas.
- Documentos são criados manualmente a partir dos mesmos dados.
- Faturas, propostas ou pedidos aguardam aprovação demasiado tempo.
- A entrada de um novo colaborador obriga a várias tarefas repetidas.
- Quando um pedido muda de estado, alguém precisa de avisar outras pessoas.
- Existem tarefas administrativas semanais ou mensais.
- A equipa verifica manualmente prazos ultrapassados.
Situações reais
Situações que acontecem todos os dias
Exemplo prático
Aprovação de uma compra
O colaborador envia um email, o responsável responde e a administração atualiza uma folha.
Resultado — Um fluxo pode receber o pedido, encaminhar, registar a decisão, notificar e manter histórico.
Exemplo prático
Proposta aceite
Após uma proposta ser aceite, alguém cria pasta, projeto, tarefas, documentação e avisos.
Resultado — A aceitação pode desencadear automaticamente várias dessas ações.
Exemplo prático
Documento mensal
Um colaborador copia dados para Word ou PDF.
Resultado — A automação pode obter os dados, gerar o documento e enviá-lo para validação.
Exemplo prático
Renovação de contratos
Em vez de consultar uma folha para saber que contratos se aproximam da renovação.
Resultado — O sistema pode identificar contratos próximos da renovação e criar alertas automaticamente.
O serviço
Se acontece muitas vezes e segue regras claras, vale a pena analisar.
Automatizar não significa automatizar tudo. Primeiro simplificamos o processo e identificamos tarefas repetitivas, decisões humanas, dados necessários, exceções, aprovações, notificações e registos necessários.
Âmbito
O que podemos automatizar
- Notificações
- Aprovações
- Criação de documentos
- Atualização de estados
- Tarefas administrativas
- Recolha e validação de dados
- Distribuição de pedidos
- Lembretes
- Criação de tarefas
- Onboarding/offboarding
- Processamento de formulários
Metodologia
Simplificar, desenhar, automatizar e acompanhar.
Simplificamos o processo antes de o automatizar.
Identificamos tarefas, decisões, exceções e aprovações.
Implementamos o fluxo automático mantendo controlo humano onde é necessário.
Validamos resultados e ajustamos o fluxo conforme necessário.
Resultados
Resultados para a empresa
- Menos trabalho repetitivo
- Menos esquecimentos
- Processos mais rápidos
- Menor dependência de pessoas específicas
- Histórico mais claro
- Mais tempo para tarefas de maior valor
Perguntas frequentes
Antes de avançar.
Automação significa substituir pessoas?+
O objetivo é retirar tarefas repetitivas e administrativas, libertando pessoas para trabalho que exige decisão, conhecimento ou contacto.
Podemos começar por uma automação pequena?+
Sim. É muitas vezes a melhor forma de demonstrar valor e aprender antes de automatizar processos maiores.
Podemos usar ferramentas que já temos?+
Sim. A solução deve avaliar primeiro as capacidades do ecossistema existente.
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